Como viabilizar e monetizar o seu Congresso?

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Realizar um congresso é uma tarefa desafiadora não só pelas múltiplas ações e fornecedores envolvidos, mais ainda quando pensamos na viabilização e monetização do mesmo.

Por isso é essencial pensar em formas diferenciadas para obter bons resultados, principalmente com toda uma crise instaurada no mercado.

Vamos saber mais sobre isso. E agir agora para colher frutos ainda este ano!


Principais Dores do Mercado


O mercado vem passando por momentos ruins onde, segundo o Sebrae, em abril,  a pandemia do coronavírus afetou 98% do setor de eventos.

Apesar de terem sido muitas impactadas pela crise, 64% das empresas afirmam que não preveem demissão dos funcionários nos próximos meses, acreditando na recuperação e no planejamento de ações já para o próximo ano. 

Além disso, para tentar amenizar os efeitos da crise, empresários tentam negociar prazos: 34% devolveram o dinheiro para o contratante, mas 35% deles contam que conseguiram negociar crédito para utilizar futuramente.

Cabe, nessa situação, optar pela melhor maneira de viabilizar e monetizar os congressos, conseguindo, com uma assessoria experiente e criativa, contornar as incertezas, aliviar as despesas e aumentar os lucros, como veremos a seguir.

Melhor Maneira de Viabilizar e Monetizar um Congresso

 

Pode-se pensar que não existe uma solução imediata para sair de um cenário negativo e ir para um cenário positivo. Mas, existe uma frase muito poderosa que diz: “Em toda crise nasce uma oportunidade”, ou seja, entidades de classe têm, nos congressos, uma excelente oportunidade de virar o jogo e ter resultados, além de não se distanciar de seu público, ainda este ano.

E nesse caso, quando se trata de congressos, a maneira mais lucrativa é realizar congressos online, tendo a atenção de viabilizar, através do destaque o seu projeto e monetizar o mesmo, sempre mantendo o mesmo conceito de interação e troca de conhecimento do congresso presencial.

Uma diferença sensível entre ambos os formatos de congresso está no modelo de participação do público: em ser ou não física – presencial. Existem outras, mas essa diferença traz consigo vantagens importantes para o congresso online.

Uma delas é o fato de que o congresso presencial tem limites de número de lugares para a plateia e a influência da distância e do deslocamento – que oneram nas planilhas de custo, não só do promotor, mas também dos participantes. 

O online não limita a audiência e a distância e o deslocamento são completamente ignorados. 

Tudo acontece através da internet e a atenção pode ser dispensada em estratégias que viabilizem a interação dos participantes, ações que promovam conexão, experiências diferenciadas e cada vez mais humanizadas que podem ser propostas por agências experientes.

Outro grande atrativo dos congressos online é que a sua viabilidade financeira é mais simples de atingir. São menos fornecedores, mas que devem ter a qualidade que contribui para economizar gastos e evitar preocupações com transmissão e interesse pelo conteúdo.

Quem vai assistir, poderá realizar o pagamento de forma facilitada, ficará sabendo quem serão os palestrantes, qual o tema / título da palestra, o dia e a hora da transmissão e receberá o link de um ambiente virtual ou sala de webinar de forma prática.

Além de ser encorajado a interagir através de enquetes, quiz, premiações, brindes delivery e conteúdos cadenciados que permitam gerar expectativa e senso de pertencimento a comunidade do evento, fazer novos contatos e identificar-se verdadeiramente com o promotor.

Também é possível estar alinhado com as boas práticas de sustentabilidade, considerando a quantidade de resíduos não gerados e materiais não gastos, além de poluentes de transportes aéreo e terrestre e preocupar-se em seguir normas de segurança e proteção dos dados dos participantes.

Além dos tickets de inscrição, novas e mais criativas formas de contrapartidas de patrocínio podem ser geradas para equilibrar e suprir as despesas reduzidas.

 


Chegou o momento do trabalho “braçal” mesmo, não necessariamente na seguinte ordem:

 

O primeiro passo é definir o propósito do evento e passar ao design, que considera qual tipo de evento em ambiente digital: se híbrido, quando ocorre a gravação das palestras em estúdio, ou totalmente online.

Depois da quantidade de pessoas que se pretende atingir, para definição de plataformas e melhores canais de transmissão  Tema, palestrantes, dias e horários – considerando que a atenção das pessoas é mais disputada no ambiente virtual – além da estratégia de pagamento e comunicação com o cliente.

Comunicação é um item fundamental, assim como a jornada do experiência do usuário deve ser bem planejada e trabalhar todas as oportunidades de gerar interação entre participantes e destes com patrocinadores e promotor do congresso.

Atenção à visibilidade e a entrega aos patrocinadores é fundamental, para que favoreça uma relação de continuidade seja de eventos em formato digital ou presencial. Ter um projeto executivo que quebre objeções com propostas bem elaboradas de interação e dados. Então, recapitulando em uma passo-a-passo:

1) Definido propósito, objetivos e audiência. Sua agência  poderá partir para o design do evento e da experiência do participante, formatando toda a jornada e as possibilidades de interação e conexão pretendida, privilegiando entregas aos patrocinadores

2) A agência também deve ser capaz de apresentar as melhores opções de plataformas e ferramentas de transmissão, providenciar testes e simulações

3) O projeto on line deve ser inovador e criativo, mas conter múltiplas formas de contrapartida e entregas aos patrocinadores, quebrando objeções

4) Também se faz viabilização financeira em projetos online, é preciso acompanhar

5) É imprescindível  uma estratégia de marketing digital que preveja como atrair tráfego (orgânico ou pago) para o evento e também uma ferramenta de emails que faça integração com a página de inscrição.

6) Tenha um perfil em cada rede social para o congresso: Facebook, Twitter, Instagram, Youtube. Escolha a(s) que mais convém de acordo com o perfil da audiência

7) Defina indicadores e métricas para avaliação do retorno do investimento, método de acompanhamento e periodicidade

8) Pense se há como promover brindes humanizados e entregas delivery como cupons de alimentação e mimos que componham as experiências online


9) Preveja ensaios com os palestrantes, debatedores. Para sessões paralelas, a fim de ganhar tempo e evitar atrasos, considere que cada comunicação oral seja gravada e enviada para ser disponibilizada no horário previsto para os trabalhos submetidos na programação

10) Contrate uma ferramenta que crie uma área de membros para você monetizar o  congresso e forme uma comunidade ao redor do congresso

11) Um Mestre de Cerimônias é fundamental para condução das atividades, contorno de imprevistos

12) Roteiros e guias para todos os envolvidos, assim como um Mapa de todas as atividades minuto-a-minuto, que as empresas organizadoras denominam: “Tempos e Movimentos”

13) Planos de contingência para falhas de conexão, de cortes e outras eventualidades

14) Inicie um relacionamento com todos os stakeholders e nutra os participantes de informação até o momento que começar o congresso

15) Esteja certo de todos os dados que podem ser capturados, mensurados e analisados, para ser um excelente entrega aos seus patrocinadores e uma fonte para tomada de decisões futuras

Com isso, será totalmente possível viabilizar seus próximos congressos de forma bem planejada e altamente lucrativa, com uma assessoria de qualidade capaz de minimizar custos, otimizar todas as possibilidades permitidas pelo online e maximizar as receitas.

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