Entendendo a nova dinâmica dos eventos pós 2020

A pandemia da COVID-19 mudou o cenário do setor de eventos. De festivais de arte e música a feiras e conferências mundiais, o mercado absorveu um grande impacto produtivo e econômico com o cancelamento de eventos nacionais e internacionais, fazendo de 2020 o ano onde os desafios movimentaram a indústria em direção a uma nova dinâmica que promete perdurar mesmo depois da crise.

Segundo um levantamento realizado em abril pelo Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae), o isolamento social proposto como medida de combate ao novo coronavírus afetou 98% da indústria de eventos, impactando financeiramente empresas que relataram uma expectativa de redução de 76% a 100% do faturamento em comparação ao ano anterior.

Absorvendo os resultados dessa nova dinâmica mundial, grandes corporações abraçaram a adversidade e lançaram mão de uma nova visão sobre os eventos online, com o objetivo de modificar suas táticas e mudar o jogo frente as perdas sofridas ao longo do ano.

Na busca por soluções para sobreviver durante um momento tão crítico, empresas e especialistas do ramo focam no aprimoramento de seus sistemas de gestão de eventos em um esforço para permanecer no mercado. Com isso, a adoção de novas tecnologias e os investimentos em ações sustentáveis os levaram a abrir as portas para os eventos digitais e híbridos, para a qualificação de equipes para protagonizar essa demanda e para o fortalecimento de seus relacionamentos com fornecedores e clientes.

A consolidação do digital para o mercado de eventos

Em um cenário onde, só no Brasil, o mercado de eventos registrava um crescimento de aproximadamente 10% ao ano e representava mais de 4% do PIB no país, se reinventar durante a crise se tornou mais que uma estratégia para explorar o potencial digital a fim de driblar a crise.

Com isso, muitas empresas migram para o virtual, explorando o potencial da internet para realizar eventos digitais com transmissão ao vivo. Neste panorama, o número de eventos corporativos, webnars, palestras e cursos aumentou, mostrando que aceitar o digital é uma tendência que agrada o público e pode vir a ditar os novos padrões do setor no futuro.

No Brasil, o número eventos presenciais que assumiram os formatos online e híbrido evolui 50%, segundo pesquisa realizada pelo site Feiras do Brasil. O número superou as expectativas do mercado, que previa a realização de mais de 3.800 eventos no Brasil em 2020 e registrou mais de 1.100 cancelamentos ou adiamentos por conta da pandemia.

Uma pesquisa realizada entre os usuários da plataforma internacional de eventos online WorkCast apontou um aumento de 200% no número total de eventos digitais executados através do aplicativo de abril a junho deste ano. De acordo com o estudo, o número de participantes também ficou em alta, somando mais de 400% em comparação com o período anterior.

Como centro das atenções, os eventos digitais são uma tendência entre as grandes corporações que continuam a apostar em feiras, conferências e congressos como alicerces de seus planos de branding, vendas e relacionamento mesmo em 2020. Abraçando essa nova realidade mundial, grandes empresas se adaptam com sucesso na intenção de reduzir aglomerações, criando novos formatos e ampliando as perspectivas no setor.

Devido aos muitos benefícios das experiências virtuais e ao novo padrão dos projetos online, empresas que investiram na modalidade digital conseguiram até expandir seu público com eventos transmitidos ao vivo, alcançando mais pessoas em todo o mundo. Exemplo disso são as gigantes Microsoft e Apple, que adotaram os eventos digitais e promoveram, com sucesso, dois de seus maiores projetos anuais de forma 100% online.

Reunindo desenvolvedores, jornalistas, especialistas e o público em geral – pela primeira vez na história – através da transmissão dos eventos via plataformas online, as maiores novidades para o setor foram divulgadas e tiveram boa recepção do público durante o Microsoft Build, que reuniu mais de 44 milhões de usuários ativos em maio desse ano, e a Worldwide Developers Conference (WWDC), que aconteceu em junho desse ano.

Oportunidade de inovação digital

Avaliado em US $ 77,98 bilhões em 2019, o mercado global de eventos virtuais deve apresentar um crescimento anual de 23,2% de 2020 a 2027 como resultado da migração de grande parte da indústria de eventos para plataformas digitais, encarado como uma solução para os desafios de continuar a promover projetos inovadores mesmo no contexto do isolamento social durante a pandemia.

Os dados, apresentados em pesquisa realizada pela empresa norte-americana Grand View Research demonstram o potencial que grandes empresas, como a já citada Microsoft, enxergam na promoção de projetos online para seus calendários de eventos em 2021. Nesse cenário, a exploração do mercado virtual para o setor de eventos pode ser vislumbrada como uma nova realidade para ser adotada como estratégia segura e acessível para a indústria.

Essa escalada exponencial, influenciada pela situação da Covid-19 em todo o mundo, apresentou uma boa taxa de adesão aos eventos realizados virtualmente, o que promete, até o final de 2020, atingir uma arrecadação de cerca de US$ 78 bi, segundo dados da pesquisa.

O estudo ainda aponta o Brasil e México como os próximos centros de desenvolvimento crescente de recursos virtuais, com isso, o futuro parece absorver o mercado nacional e internacional de eventos online, que promete alcançar, até 2030, números dez vezes maiores que os registrados na última década.

Com uma a expectativa de arrecadação que gira em torno de R$ 774 bi, o virtual é promissor, mas exige preparo, planejamento e conhecimento, já que eventos online são muito diferentes dos presenciais e, por isso, precisam de estratégias voltadas para torna-los tão relevantes, atrativos e rentáveis quanto aqueles promovidos fisicamente.

Mesmo assim, e com otimismo, muitas corporações já trabalham em projetos que se consolidam, de forma híbrida, em um cenário de retomada. Explorando as oportunidades digitais e investindo no planejamento de eventos híbridos e presenciais, a expectativa é que, a partir de outubro, o mercado inicie um processo de retorno, mesmo com tantas restrições, para recuperar parte dos projetos cancelados ou adiados em 2020.

Nesse momento, para aqueles que pretendem investir no digital, definir o propósito do projeto e voltar esforços para oferecer uma experiência de qualidade aos participantes deve ser prioridade ao programar um evento virtual. Segundo Denis Bevacqua, da Resultados Digitais, em entrevista para a plataforma Sympla, os eventos corporativos precisam ser organizados a partir de uma estratégia clara e objetivos bem estabelecidos, voltando sua programação, seu planejamento e sua comunicação para otimizar o projeto.

“O grande diferencial de um evento corporativo é que você entende muito bem o que precisa gerar, se é branding, se é leads ou desafiar concorrentes… É preciso extrair isso e tentar levar para esse novo projeto no formato online. Esses objetivos podem funcionar de forma paralela, igual ou totalmente sincronizada, mesmo que você esteja entregando apenas uma palestra.”, declarou.

A tendência do digital evolui durante a pandemia, demonstrando como algumas mudanças de comportamento do cliente podem ser uma tendência para o futuro. De acordo com um levantamento realizado em 5 regiões do país pela MindMiners, em março de 2020, a procura por e-commercers cresceu 14%. Já em abrir, os números representaram um aumento de 24%.

O estudo representa o quanto a população está aberta a alterar seus padrões de consumo e compras para a internet, mostrando o quanto a migração para o digital apresenta fortes tendências de consolidação no mercado empresarial. Com essa nova dinâmica que influencia, diretamente, o cenário de eventos corporativos no Brasil, analisar seu público e estudar os dados de comportamento online são ferramentas cruciais para aprender a criar novos parâmetros que representem um projeto de sucesso no ambiente digital.

Neste momento, planejar cada etapa antes de seguir em frente é decisivo.

3 dicas para seu evento online na pandemia

Estabeleça o objetivo e defina o formato

O ponto de partida para organizar um evento online de sucesso é determinar seu propósito e, a partir daí, definir o formato ideal para o evento. Ao compreender os objetivos e determinar qual finalidade seu evento deve ter, você poderá planejar uma experiência inesquecível aos participantes enquanto promove economia de tempo e recursos valiosos, desbloqueia novos fluxos de receita, expande sua comunidade e cria novas bases de relacionamento com um público online muito mais abrangente.

Em seguida, é preciso definir o formato do seu evento, levando em conta o propósito e as melhores ferramentas para atender ao público. Diante disso, podemos destacar pontos iniciais indispensáveis para definir sua estratégia corretamente, tais como:

Determinar, baseado em dados, quais os anseios e necessidades que o evento visa atender;
Basear a proposta e voltar seu conteúdo estratégico em um propósito criativo e inovador;
Definir projeto, avaliando as modalidades híbridas e online e, através disso, determinando o formato como webinar, multipalestras, workshop, seminário, conferência, dentre outros;
Planejar estratégia de marketing que atenda a proposta e se comunique com o objetivo do evento.

Foque na Experiência do Usuário

Um evento possui muitas características que mudam no ambiente virtual, por isso, é comum encontrar dificuldades para engajar a audiência nessa configuração se o planejamento não se basear na Experiência do Usuário.

Para promover mais conexão e atingir seu público, a estratégia do evento precisa contar com uma análise de dados consistente sobre a experiência de navegação de todo ambiente digital que envolva o evento, desde os recursos de propaganda até as plataformas inscrição, divulgação de informações e transmissão online. Como forma de prender a audiência e garantir que os participantes absorvam seu conteúdo, a percepção do usuário – e enquanto usuário nos referimos a todos os participantes, desde os palestrantes até seus convidados – quanto a suas necessidades, anseios e possíveis impressões, validando uma experiência exclusiva em todos os pontos de contato e fortalecendo a imagem da marca alinhada a um conteúdo que atenda aos interesses do seu público.

Para obter resultados concretos, é preciso voltar sua pesquisa em recursos humanizados e empáticos quanto às necessidades e a jornada do público. Aqui, na TÁTICCA, chamamos isso de “Cuidadoria”.

Com a Jornada do Usuário em mente, é possível estabelecer pontos importantes para seu evento, tais como:

Tempo de duração do evento que garanta a atenção e absorção do conteúdo pelo seu público;
Recursos de interação, como chats, enquetes e sorteios, por exemplo;
Ações que fortaleçam a conexão física com o ambiente online, como brindes, adereços, cupons de desconto e outros itens que possam ser experienciados fisicamente durante o evento;
Estudar e definir a melhor plataforma ou ferramenta para o evento;
Identificar o tipo de transmissão ideal para seu público – ao vivo ou gravada;
Desenvolver estratégias de remarketing e relacionamento pós-evento, dentre outros.

Conte com uma assessoria especializada

De acordo com uma pesquisa realizada pela EventMB, em junho de 2020, o setor de eventos enfrentou algumas dificuldades para migrar do presencial para o online. Dos mais de mil profissionais entrevistados, 40% declarou que não foi capaz de gerar lucro com o projeto digital, enquanto 35% informou que falhou na tentativa ou não explorou o formato. Enquanto isso, somente 25% dos entrevistados assumiu ter conquistado bons frutos.

Dentre os problemas mais citados para o fracasso ou resultados pouco satisfatórios em um evento digital, a falta de planejamento adequado é o principal motivo. Ao contrário do que muitos pensam, um evento online exige tanta dedicação e planejamento quanto a modalidade presencial. Apesar da necessidade de adaptação para o ambiente virtual, a produção de um encontro digital não se resume a criação de um link de transmissão online para divulgar seu conteúdo par ao público.

Para garantir que toda a pesquisa, linguagem, comunicação, imagem, formato, recursos e funcionalidades do evento estejam em comunhão com a proposta, contar com a ajuda de uma assessoria especializada é o caminho certo para criar um design coeso que realmente gere resultados mensuráveis e de alto retorno.

Com uma equipe especializada na produção de eventos digitais, como a TATICCA, você o melhor para seu projeto. Por exemplo:

Gestão, captura e análise de informações através de estratégias e uso consciente de recursos de inteligência de dados;
Desenvolvimento da jornada do participante voltada para fornecer a melhor experiência ao público;
Estratégias que promovam a maximização do alcance da mensagem;
Definição do design, da imagem, do formato e da comunicação do evento;
Plataforma de transmissão de qualidade;
Recursos funcionais para transmissão e gravação, como microfones, câmeras, iluminação, etc;
Qualidade da internet e em infraestrutura para criar a melhor experiência virtual para o usuário;
Conexão e recurso que garantem o fluxo aprimorado para os participantes acessarem o evento, e muito mais.

Conclusão

Os eventos online estão unindo o mundo com o objetivo de criar uma experiência digital de qualidade, inovadora e cheia de vantagens. Com os avanços das plataformas online para promoção de eventos digitais, soluções baseadas em nuvem e infraestrutura virtualizada, eles desempenham um papel cada vez mais importante para aumentar a produtividade e a audiência mesmo em períodos de crise e estabelecer sólidas estratégias de marketing e relacionamento através da experiência do usuário no ambiente virtual.

Com tantos benefícios tangíveis, a pandemia do novo coronavírus pode ter apresentado os eventos online como uma adaptação necessária para as corporações que desejam se manter em constante evolução no segmento, porém, rapidamente, se transformou em um produto estruturado para que usuários experienciem uma vivencia inovadora e continuem voltando, criando um modelo vencedor de negócios, feito para durar.

Fontes: